Navigator zur Neuausrichtung der IT
08. Juni 2011 | Mediengruppe M. DuMont Schauberg nutzt Total Value of IT (TVIT) zur Standortbestimmung und Weiterentwicklung der IT.

Durch Unternehmenskäufe ist die Kölner Mediengruppe M. DuMont Schauberg, eine der größten deutschen Verlagsgruppen, in den vergangenen Jahren deutlich gewachsen.

Mit diesen Zukäufen entstand eine Heterogenität, die es notwendig machte, in sämtlichen Geschäftsfeldern Doppelfunktionen zu überprüfen, Mengeneffekte zu nutzen und Standardisierungen herbei zu führen. Gerade in Servicebereichen wie der Informationstechnologie können damit rasch und nachhaltig deutliche Kosteneffekte erzielt und die Leistungs- und Innovationsfähigkeit der Unternehmensbereiche verbessert werden.

„In einer ersten Standortbestimmung analysierten wir die jeweils eingesetzten Technologien und Prozesse um eine klare Einschätzung zur Systemvielfalt und der Ausprägung der Servicefunktionen zu bekommen“, sagt Christoph Reiner, Integrationskoordinator bei M. DuMont Schauberg. Bei ihm laufen die Fäden von insgesamt 13 Arbeitskreisen der Mediengruppe zusammen, die alle im Frühjahr 2009 eingesetzt wurden, um Synergien aus den diversen Firmenübernahmen zu gewinnen. „Es gab fünf IT-Standorte mit fünf IT-Organisationen – mit jeweils unterschiedlicher Infrastruktur und verschiedenen Abläufen und Service-Strukturen. Aufgrund dieser Ausgangslage war dem Vorstand von Anfang an klar, dass die Konsolidierung der IT-Organisationen eine zentrale Rolle in der Post-Merger-Phase einnimmt“ erklärt der Integrationskoordinator.

25 bis 30 Prozent der IT-Kosten werden sich einsparen lassen, wenn Technik, Prozesse und Services harmonisiert und standardisiert werden, so die erste Einschätzung von Reiner. Sie stützt sich auf seine Erfahrungen sowie Kennzahlen aus dem Verlags-IT-Umfeld. Ihm erschienen beispielsweise die IT-Kosten pro User, das Verhältnis von IT-Kosten zum Umsatz oder das Verhältnis der IT-Mitarbeiter zu den zu betreuenden Clients zu hoch. „Um allerdings konkrete Handlungsansätze herauszuarbeiten, muss man deutlich tiefer in die Materie einsteigen“, so der Experte.

„Jenseits der Fokussierung auf die reine Kostensenkung, haben wir es als Chance gesehen, ergebnisoffen und standortneutral, sämtliche Systeme, Prozessreifegrade und Services auf den Prüfstand zu stellen“ erklärt Reiner. Kein leichtes Unterfangen, da die Harmonisierung schnell in Gang gesetzt werden sollte. „Eine reine Verortung der wesentlichen IT-Kennziffern im Branchenvergleich hätten wir auch anhand von Gartner-Benchmarks durchführen können. Doch dann hätten uns noch Aussagen über den Reifegrad der IT-Services gefehlt. Die ganzheitliche Sicht aus Kennzahlen und Reifegraden bietet derzeit nur TVIT“, sagt Reiner.

TVIT (Total Value of Information Technology)

Die standardisierte Methode ist aus einer Initiative des itSMF Deutschland e.V. und Gartner entstanden. Sie ermöglicht eine Betrachtung des qualitativen und quantitativen Nutzens in Bezug auf die Einführung oder Optimierung des IT Service Managements. Die Kosten/Nutzen Relation von IT Service Management Initiativen wird für die IT Organisation - und damit für das gesamte Unternehmen - transparent. Weitere Mechanismen dieser standardisierten und wiederholbaren Methodik beschäftigen sich mit der Analyse der Zielerreichung nach Projektabschluss und schaffen dadurch Transparenz, Motivation, erhöhte Planbarkeit und Argumentationssicherheit. Die TVIT-Methodik ist so aufgebaut, dass sie eine schrittweise Heranführung erlaubt und je nach Situation, Größe und Budget der IT-Organisation eine individuelle Nutzung der Vorteile bietet.

Kontakt | TVIT - Navigator zur Neuausrichtung der IT

Aus diesem Grund wurde die itSMS GmbH mit der Analyse nach der TVIT-Methode betraut. Die Berater der itSMS erhoben zunächst mittels eines standardisierten Fragenkatalogs die vorhandenen IT-Assets. Daran schlossen sich Interviews mit den IT-Leitern sowie den Prozessverantwortlichen der einzelnen Standorte an. Hier ging es darum, die Komplexität der IT-Organisation und die IT-Gesamtkosten TCO (Total Cost of Ownership) zu erfassen. Außerdem konnte die Prozessreife der IT Service-Management-Prozesse ermittelt und zudem die Frage geklärt werden, welche Services in welcher Qualität geboten werden. Alle erhobenen Daten wurden anschließend zu einer Dokumentation zusammengeführt, so dass anhand der TVIT-Datenbank der Vergleich mit anderen Verlagshäusern und auch der Vergleich der einzelnen Unternehmensstandorte von DuMont Schauberg untereinander möglich wurde.

TVIT bringt objektive Transparenz in die IT-Kosten

Die ermittelten Kennzahlen sprachen für sich: Bedingt durch die Struktur der Mediengruppe gab es eine Vielfalt aus mehr als 1000 Servern, 80 Telefonanlagen, 40 Mailservern und 100 IT-Projekten usw. Die Benchmark-Analyse belegte, dass das Medienhaus in einigen Bereichen ineffizienter zu agieren schien als der Wettbewerb. „Allerdings müssen Benchmarks erst interpretiert werden und können nur als Näherungswerte und Mosaiksteine eines ganzheitlichen Bildes dienen.“ sagt der Integrationskoordinator und warnt vor einer übertriebenen Benchmark-Gläubigkeit. So wurde die Untersuchung um eine Analyse für die Ermittlung der Stärken, Schwächen sowie die Chancen und Risiken der IT (SWOT-Analyse) ergänzt. Jetzt konnten Handlungsfelder mit möglichen Maßnahmen und Argumentationen für den Vorstand der Mediengruppe abgeleitet werden. Der wichtigste Ratschlag der itSMS lautete: Erst die Governance-Strukturen aufbauen, also die Rahmenbedingungen schaffen, dann Technik und Prozesse harmonisieren. Diese Empfehlung wird, ebenso wie viele anderen Vorschläge, in einem aktuell durchgeführten Anschlussprojekt mit Lufthansa-Systems in entsprechenden Maßnahmen umgesetzt. Innerhalb von drei Jahren soll die gesamte Transitionsphase abgeschlossen sein, so die Vorgabe des Vorstands. Seit Anfang 2011 sind die IT-Organisationen in der gemeinsamen Gesellschaft DuMont Systems GmbH & Co. KG zusammengefasst. Alle bisherigen 130 IT-Mitarbeiter der fünf Standorte wurden in die neue Gesellschaft übernommen. Alle fünf Betriebsstätten bleiben erhalten, wenn auch mit unterschiedlichen Schwerpunkten. So sollen standortübergreifende Kompetenz-Teams gebildet werden, die gemeinsam Systeme wie Active Directory oder Redaktions- oder Mailsysteme betreuen. „Die Qualifikation der Mitarbeiter spielt für uns eine zentrale Rolle bei der Neuorganisation der IT“ betont Reiner. Künftig werden veränderte und neue Rollen in den Bereichen IT-Service- Management oder IT-Controlling entstehen. Zukunftsweisende Innovationsprojekte werden primär aus einem „IT-Lab“ heraus initiiert und begleitet, bevor sie in einen standardisierten Servicekatalog aufgenommen werden.

Beispielsweise wird derzeit auf Grund der erhobenen Kenndaten ein System für das interne Berichtswesen und die kostenbezogene IT-Leistungsverrechnung bei der DuMont Systems aufgebaut. Dabei sollen erstmals auch für die internen Kunden transparente Service Level Agreements (SLAs) einbezogen werden. Christoph Reiner: „Bislang gingen die meisten Kunden davon aus, dass jedes ihrer IT-Probleme innerhalb kürzester Zeit - auch nachts und am Wochenende - behoben werden. Das können Kunden künftig nach wie vor haben, doch muss sie dann wissen, dass sie dieser Servicelevel zusätzlich Geld kostet. SLAs werden damit zum Steuerungsinstrument für den Kunden.“

Beim Prozessreifegrad reicht oft auch ein „gut genug“

Auch die Erhöhung des Prozessreifegrades in der Organisation ist beabsichtigt. So soll übergreifend ein zentraler Service Desk-Funktionen eingerichtet und weitere Prozesse wie das Störungs- und Problem-Management konsequent eingeführt werden. „Doch dabei wird behutsam vorgegangen, immer die verträgliche Dosierung im Blick behaltend. Ökonomisch ist es, den Prozessreifegrad letztlich nur so weit zu erhöhen, dass wiederkehrende Services hinreichend gut erbracht werden und der Servicegrad damit „gut genug“ ist. Man muss schließlich nicht in jeder Disziplin Klassenbester sein, vor allem wenn dieses Ziel ökonomisch nicht sinnvoll wäre“, findet Reiner. Bereits heute verzeichnet DuMont Schauberg die ersten Benefits aus dem TVIT-Projekt. Reiner: „Mehr als 20 Prozent der angestrebten Effekte können wir schon heben - durch Zusammenführung der Organisation und die Ausrichtung auf gemeinsame IT-Prozesse, im Sinne eines Business-IT-Alignment. Letztlich war TVIT für uns das Navigationsgerät auf diesem Weg.“

Über M. DuMont Schauberg

Die familiengeführte Kölner Mediengruppe M. DuMont Schauberg (MDS) ist einer der traditionsreichsten Zeitungsverlage in Deutschland mit ca. 4000 Mitarbeitern. Kerngeschäft des Unternehmens sind die Tageszeitungen. In der Mediengruppe erscheinen die Abozeitungen Kölner Stadt-Anzeiger, Kölnische Rundschau sowie die Kaufzeitung EXPRESS. Außerdem gibt MDS in Sachsen-Anhalt die Mitteldeutsche Zeitung in Halle/Saale heraus. Zudem hält MDS 50 Prozent der Anteile und eine Stimme an der Druck- und Verlagshaus Frankfurt am Main GmbH (Frankfurter Rundschau) und ist mit 25 Prozent an der israelischen Ha'aretz-Gruppe, Tel Aviv, beteiligt. Zu MDS gehört seit Anfang 2009 das Presse- und Medienhaus Berlin (u.a. Berliner Zeitung, Berliner Kurier, Berliner Abendblatt und Hamburger Morgenpost), an dem der Heinen-Verlag mit 35 Prozent beteiligt ist. Als einer der größten Zeitungsverlage in Deutschland hält MDS Beteiligungen an zahlreichen Anzeigenblättern, Hörfunksendern und Onlineunternehmen. Zu den nationalen Aktivitäten von MDS gehören der Bundesanzeiger Verlag, der DuMont Buchverlag sowie der DuMont Kalenderverlag.

Kontakt | TVIT - Navigator zur Neuausrichtung der IT